Steuern für Existenzgründer

Das Steuerrecht erlaubt den Personen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns durch eine Einnahmen-Überschussrechnung. Grundsätzlich muss die Einnahme-Überschussrechnung unter Verwendung eines amtlichen Vordrucks des Bundesfinanzministeriums ("Anlage EÜR") erfolgen. Die aktuellen Vordrucke finden Sie auf unserer Homepage: Steuerformulare.

Die Pflichten des Unternehmers sind bei der Einnahmen-Überschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Prinzip

Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
 = Gewinn bzw. Verlust.

Maßgeblich ist grundsätzlich der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses/Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge aufgrund der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet. Dabei ist es zweckmäßig, die einzelnen Posten beispielsweise nach Kostenarten zu sortieren. Außerdem müssen das Nettoentgelt, die Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag einzeln aufgezeichnet werden. Gewerbliche Unternehmer müssen Wareneingänge grundsätzlich aufzeichnen. Eine besondere Pflicht zur Führung eines Warenausgangsbuchs besteht nur in bestimmten Fällen nach den steuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Hierbei ist bei Buchführungspflichtigen (vgl. oben 1.) oder bei Gewerbetreibenden, die freiwillig Bücher führen, grundsätzlich das Betriebsvermögen anzusetzen, welches nach handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ermittelt wurde. Privat veranlasste Vorgänge bleiben unberücksichtigt. Daher müssen Entnahmen hinzu gerechnet, Einlagen abgezogen werden.

Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bei der Inventur sind alle Wirtschaftsgüter des Betriebes körperlich und wertmäßig zu erfassen und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende des Geschäftsjahres müssen Sie wieder ein solches Inventar und eine Schlussbilanz erstellen. Bei Handelsbetrieben sind insbesondere Wareneingänge nachvollziehbar zu dokumentieren. Weitere Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den steuerlichen Vorschriften und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Außerdem müssen alle baren Zahlungsvorgänge in einem Kassenbuch festgehalten werden.

Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Hierfür gibt es Kontenpläne, die für jeden Betrieb aus den verschiedenen Kontenrahmen seines Wirtschaftszweiges entwickelt werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanter Konten, er enthält nur die für die Unternehmung tatsächlich nötigen und von ihr geführten Konten.
In der Praxis werden häufig standardisierte Kontenrahmen verwendet, die eine systematische Gliederung der Buchführung ermöglichen. Diese Kontenrahmen sind in Kontenklassen aufgebaut und können je nach Branche oder betrieblichem Bedarf angepasst werden.Kontenrahmen sind nach dem Zehnersystem in Kontenklassen aufgebaut.

Die doppelte Buchführung soll den periodengerechten Gewinn ermitteln. Aus diesem Grund müssen auch Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gemacht und Forderungen oder Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind also nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.

Grundsätzlich gilt, dass für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben, im Jahr der Anschaffung oder Herstellung nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgabe abgesetzt werden dürfen. Die Kosten müssen auf den gesamten Nutzungszeitraum verteilt werden, d. h. in jedem Jahr der Nutzungsdauer darf nur der anteilige Werteverzehr als Betriebsausgabe (= Abschreibung) geltend gemacht werden. Bei Anschaffung oder Herstellung im Laufe eines Jahres kann grundsätzlich immer nur der Teil des Abschreibungsbetrages geltend gemacht werden, der auf den Zeitraum bis Ende des Jahres anteilig entfällt. Hierzu wird linear abgeschrieben, das heißt, es werden jährlich die gleichen Beträge abgesetzt:

Anschaffungs- oder Herstellungskosten / voraussichtliche Nutzungsdauer in Jahren

Die Nutzungsdauer ist unter Berücksichtigung der besonderen betrieblichen Verhältnisse zu schätzen. Maßgebliches Hilfsmittel für die Schätzung der voraussichtlichen Nutzung sind die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen. Neben der linearen Abschreibung kann unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen auch eine degressive Abschreibung in Anspruch genommen werden. Die Möglichkeit zur degressiven Abschreibung wurde in den vergangenen Jahren mehrfach befristet eingeführt, um Investitionen zu fördern. Ob sie im Einzelfall angewendet werden kann, hängt vom Zeitpunkt der Anschaffung und der jeweils geltenden gesetzlichen Regelung ab.

Beachte: Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten besondere steuerliche Regelungen. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Für Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis einschließlich 1.000 Euro kann alternativ ein Sammelposten gebildet werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten 250 Euro (ohne Umsatzsteuer), müssen die Wirtschaftsgüter in einem besonderen Verzeichnis erfasst werden, sofern sich diese Angaben nicht bereits aus der Buchführung ergeben. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.

Alternativ zur Sofortabschreibung kann für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von über 250 Euro bis einschließlich 1.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ein jahrgangsbezogener Sammelposten gebildet werden. Die hierin zusammengefassten Wirtschaftsgüter sind dann gleichmäßig über einen Zeitraum von fünf Jahren abzuschreiben. Tatsächliche Veränderungen innerhalb des Sammelpostens werden nicht berücksichtigt. Das schreibt das Gesetz explizit vor. Wer sich also zum Beispiel im Jahr 01 einen Laptop für 998 Euro kauft, schreibt diesen über fünf Jahre bis zum Jahr 05 im Rahmen des Sammelpostens 01 ab. Geht der Laptop nach zwei Jahren kaputt oder wird aus sonstigen Gründen entsorgt und im Jahr 03 ein neuer Laptop für wieder 998 Euro angeschafft, wird der erste Laptop nach wie vor im Sammelposten 01 geführt und abgeschrieben. Der neue Laptop geht in den Sammelposten des Jahres 03 ein und wird dort bis zum Jahr 07 abgeschrieben. Vorteil dieser alternativ möglichen "Poolabschreibung" sind die reduzierten Aufzeichnungspflichten gegenüber der Sofortabschreibung bis 800 Euro.

Kleine und mittlere Betriebe können unter bestimmten Voraussetzungen einen Investitionsabzugsbetrag sowie zusätzliche Sonderabschreibungen für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in Anspruch nehmen. Für entsprechende Wirtschaftsgüter sind Sonderabschreibungen von bis zu insgesamt 20 % möglich, diese können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sowie in den vier darauffolgenden Jahren geltend gemacht werden. Die Sonderabschreibung kann auch ohne vorherige Inanspruchnahme eines Investitionsabzugsbetrags genutzt werden. Voraussetzung ist nur, dass das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr in einer inländischen Betriebsstätte fast ausschließlich betrieblich genutzt wird.

Bei Betriebsgründungen kommt es oft vor, dass Wirtschaftsgüter in den Betrieb eingebracht werden, die zuvor privat genutzt wurden (beispielsweise PKW). Handelt es sich hierbei um Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, können auch hier Abschreibungen vorgenommen werden. Die Einlage erfolgt grundsätzlich mit dem Teilwert oder den fortgeführten Anschaffungskosten. Wurde das eingelegte Wirtschaftsgut bisher nicht zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so ist der Einlagewert prinzipiell auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben. Wurde das Wirtschaftsgut jedoch vor seiner Einlage bereits zur Erzielung von Überschusseinkünften genutzt, so bemessen sich die weiteren Abschreibungen nicht mehr nach dem Einlagewert, sondern nach dem Restwert des Wirtschaftsguts im Einlagezeitpunkt. Durch diese Regelung soll vermieden werden, dass mit der Einlage künstlich neues Abschreibungsvolumen geschaffen wird.

Bei der Gründung eines Betriebs entstehen in der Regel noch vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten. Diese Kosten können bei der Ermittlung des ertragssteuerlichen Gewinns als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Es kommt hier alleine auf den wirtschaftlichen Zusammenhang an, ein zeitlicher Zusammenhang ist nur von sekundärer Bedeutung. Besonderheiten sind bei der Gründung einer GmbH zu beachten. Die Gründung einer GmbH vollzieht sich in drei Schritten: 1. Vorgründungsgesellschaft (regelmäßig BGB-Gesellschaft, bis Abschluss des Gesellschaftsvertrages) - 2. Vorgesellschaft (ab Abschluss eines Gesellschaftsvertrages) - 3. GmbH (ab Eintragung ins Handelsregister). Die Vorgesellschaft und die spätere Kapitalgesellschaft werden ertragsteuerrechtlich als ein Steuersubjekt behandelt. Daraus folgt, dass die Aufwendungen während der Zeit der Vorgesellschaft, nicht aber aus der Zeit der Vorgründungsgesellschaft, als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Letztere wären gegebenenfalls im Rahmen der Einkommensermittlung bei den jeweiligen Gesellschaftern zu berücksichtigen.

Gewerbesteuerrechtlich gelten Vorgesellschaft und GmbH dann als einheitlicher Steuergegenstand, wenn die Vorgesellschaft schon vor Eintragung der Kapitalgesellschaft ins Handelsregister nach außen hin auftritt. Dann sind auch bei der Ermittlung des Gewerbeertrags die Betriebsausgaben der Vorgesellschaft zu berücksichtigen. Im Allgemeinen entsteht das Steuersubjekt Kapitalgesellschaft jedoch erst mit Eintragung ins Handelsregister.